Rechnungslegung

Auszug von Finanztip.de:

Steuerrecht:   Unternehmer / Steuererklärung     bei Finanztip.de

Bewirtungskosten in der Steuererklärung

Bewirtungskosten werden von den Finanzämtern häufig nicht anerkannt. Häufigster Grund: die Steuerzahler haben die formalen Voraussetzungen nicht beachtet und damit den Sachbearbeitern Anlass zur Ablehnung gegeben. Wollen Sie Bewirtungskosten steuerlich geltend machen, beachten Sie bitte folgende Regeln:

Grundsätzliche Voraussetzung für das steuerliche Absetzen ist der Anlass der Bewirtung: er muss im beruflichen bzw. betrieblichen Bereich liegen. Das könnte bei Gewerbetreibenden bzw. Selbständigen etwa ein Essen aus Anlass eines Vertragsabschlusses sein. Oder ein Essen, das zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen dient. Bei Arbeitnehmern sind Bewirtungskosten im wesentlichen nur bei Außendienstmitarbeitern möglich, wenn diese einen tatsächlichen oder potenziellen Kunden einladen. Entscheidend ist also, dass die Bewirtung nicht privater Natur ist. Nicht geltend machen können Sie demnach Bewirtungskosten einer Geburtstagsfeier oder (bei Arbeitnehmer) einer Beförderungsfeier.

 

Formale Regeln

Eine einfache Quittung des Restaurants reicht nicht aus. Die Quittung der Gaststätte (bzw. des Cafés etc.) muss maschinell erstellt sein. Handschriftliche Quittungen erkennt das Finanzamt nicht an. Außerdem müssen zusätzlich noch folgende Angaben aus der Quittung hervorgehen:

  • Ort der Bewirtung (Name und Adresse der Gaststätte)
  • Tag der Bewirtung
  • Auflistung der Speisen und Getränke. Die pauschale Angabe “Speisen und Getränke” reicht nicht aus. Sie müssen einzeln aufgelistet werden.
  • Höhe der Aufwendungen: Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Dieses sollte direkt mit auf der Quittung vermerkt werden.

Diese Angaben sind im Regelfalle unproblematisch, da bei maschinellen Quittungen die Registrierkassen entsprechend ausgelegt sind. Wenn die Gaststätte Ihrer Wahl jedoch keine maschinelle Quittung erstellen kann, empfiehlt es sich, dennoch die handschriftliche Quittung einzureichen. Bitten Sie den Gastwirt einfach, einen Vermerk auf der Quittung zu machen, dass eine maschinelle Quittung aus technischen Gründen nicht ausgestellt werden konnte.

Jetzt fehlen nur noch die Angaben zum Anlass und zu den bewirteten (und bewirtenden) Personen. Diese können auch auf einem separaten Blatt Papier erfolgen, müssen dann jedoch mit der Quittung fest verbunden werden (z.B. geheftet):

  • Anlass der Bewirtung. Hier dürfen keine pauschalen Erklärungen, wie etwa “Geschäftsessen”, gemacht werden. Das Finanzamt möchte konkret wissen, warum Sie Ihren Geschäftsfreund bzw. Kunden zum Essen eingeladen haben.
  • Bewirtete Person(en), Ihre Geschäftsfreunde/Kunden müssen namentlich benannt werden.
  • Ist die Rechnung höher als 100 Euro, muss auch die bewirtende Person (also Sie selbst) namentlich genannt werden.

Da wir alle o.g. Bedingungen (Bewirtungsbeleg) erfüllen, ist eine separate Rechnung nicht möglich und notwendig.